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Obligatoire depuis le 1er janvier 2026

Facture PDF non valide — que faire avec les fournisseurs qui en envoient encore ?

Un de vos fournisseurs vous envoie encore une facture PDF par e-mail. Que faire ? Voici les bonnes réponses — fiscalement et en pratique.

Quand une facture PDF n'est-elle plus valable en Belgique ?

Depuis le 1er janvier 2026, une facture PDF reçue par e-mail n'est plus une facture B2B fiscalement valable entre deux entreprises belges assujetties à la TVA. Seul un UBL 2.1 (Peppol BIS 3.0) livré via un Access Point Peppol agréé est valide. La période de tolérance a pris fin le 1er avril 2026.

Qu'est-ce qui compte alors comme facture B2B valide ?

Un fichier XML au format UBL 2.1, conforme à Peppol BIS Billing 3.0, transporté via le réseau Peppol. Le fichier doit répondre à la norme EN 16931 et aux règles de validation belges (Schematron). Les factures papier et PDF par e-mail ne suffisent plus.

Et si un fournisseur m'envoie quand même un PDF ?

Vous avez deux options. Un : demander au fournisseur de facturer désormais via Peppol (vous n'avez pas besoin de le connaître personnellement — un Access Point Peppol le retrouve par son numéro de TVA). Deux : convertir vous-même le PDF en UBL valide et le traiter en interne comme 'reçu via équivalent Peppol'. Lors d'un contrôle TVA, seul le traitement correct de la facture compte.

Dois-je interpeller mes fournisseurs ?

Formellement, ce sont eux les responsables, pas vous. Mais en pratique : si votre client attend Peppol et que votre fournisseur envoie encore des PDF, vous avez des flux incohérents. Un simple e-mail à vos fournisseurs — « pouvez-vous facturer en Peppol ? » — règle 80 % des cas. Pour les retardataires, utilisez un outil de pont.

Comment traiter une facture PDF de façon conforme ?

Vous transférez le PDF vers un service de pont (comme Bezor). Il fait l'OCR, extrait les champs de facture (TVA, IBAN, communication structurée, montants), construit un UBL 2.1 valide, valide contre Peppol BIS 3.0, livre via un Access Point agréé et conserve l'archive PDF/A pendant 7 ans. Votre comptabilité reste inchangée.

Cela s'applique-t-il aussi aux fournisseurs étrangers ?

Non. L'obligation belge ne s'applique qu'entre assujettis belges. Un fournisseur français, néerlandais ou allemand peut toujours vous envoyer une facture PDF comme avant. Attention : l'UE a programmé un mandat cross-border pour 2030 — cette situation ne durera pas éternellement.

Et les factures d'avant le 1er janvier 2026 ?

Elles restent valables telles quelles. L'obligation porte sur les nouvelles factures à partir de la date d'entrée en vigueur. Pas besoin de reprendre votre archive rétroactivement — adaptez le flux sortant.

Comment Bezor traite vos PDF entrants

  1. Le fournisseur envoie le PDF comme avant — vers votre boîte Bezor personnelle
  2. Nous faisons l'OCR, extrayons tous les champs de facture belges
  3. Vous confirmez les champs reconnus dans un tableau de bord simple (ou laissez passer automatiquement)
  4. Nous construisons l'UBL 2.1, validons contre Peppol BIS 3.0
  5. Envoi via un Access Point agréé + archive PDF/A 7 ans