Verplicht sinds 1 januari 2026
PDF-factuur niet meer geldig — wat doe je met leveranciers die nog PDF sturen?
Een van je leveranciers mailt je nog steeds een PDF-factuur. Wat nu? Hier zijn de juiste antwoorden — fiscaal én praktisch.
Wanneer is een PDF-factuur niet meer geldig in België?
Sinds 1 januari 2026 is een PDF-factuur die je per e-mail krijgt geen fiscaal geldige B2B-factuur meer tussen twee Belgische btw-plichtige bedrijven. Enkel een UBL 2.1 (Peppol BIS 3.0) geleverd via een erkend Peppol Access Point telt. De tolerantieperiode eindigde op 1 april 2026.
Wat telt dan wel als geldige B2B-factuur?
Een XML-bestand in UBL 2.1-formaat, conform Peppol BIS Billing 3.0, getransporteerd via het Peppol-netwerk. Het bestand moet voldoen aan EN 16931 en de Belgische validatieregels (Schematron). Papieren en PDF-facturen per e-mail zijn niet meer voldoende.
Wat als een leverancier me toch een PDF mailt?
Je hebt twee opties. Een: de leverancier vragen om voortaan via Peppol te factureren (je hoeft hem niet bij naam te kennen — een Peppol Access Point vindt hem via zijn btw-nummer). Twee: de PDF zelf omzetten naar een geldige UBL en intern verwerken als 'ontvangen via Peppol-equivalent'. Bij een btw-controle telt alleen dat je de factuur correct hebt behandeld.
Moet ik mijn leveranciers aanspreken?
Formeel zijn zij verantwoordelijk, niet jij. Maar in de praktijk: als jouw klant Peppol verwacht en jouw leverancier nog PDF stuurt, zit je met ongelijke flows. Een korte mail richting je leveranciers met de vraag 'kunnen jullie Peppol?' lost 80% op. Voor de achterblijvers gebruik je een bridging tool.
Hoe kan ik een PDF-factuur alsnog conform verwerken?
Je stuurt de PDF door naar een bridging dienst (zoals Bezor). Die doet OCR, extraheert de factuurvelden (btw, IBAN, OGM, bedragen), bouwt een geldige UBL 2.1, valideert tegen Peppol BIS 3.0, levert af via een erkend Access Point en bewaart het PDF/A-archief 7 jaar. Je boekhouding blijft ongewijzigd.
Geldt dit ook voor buitenlandse leveranciers?
Nee. De Belgische verplichting geldt alleen tussen Belgische btw-plichtigen. Een Franse, Nederlandse of Duitse leverancier mag je nog altijd een PDF-factuur sturen zoals vroeger. Let op: de EU heeft een cross-border mandaat gepland voor 2030, dus dit blijft niet eeuwig zo.
En facturen van voor 1 januari 2026?
Die blijven gewoon geldig zoals ze waren. De verplichting geldt voor nieuwe facturen vanaf de ingangsdatum. Je hoeft je archief niet met terugwerkende kracht aan te passen — wel je uitgaande stroom.
Hoe Bezor je inkomende PDF's verwerkt
- Leverancier mailt de PDF zoals voordien — naar je persoonlijke Bezor-inbox
- Wij doen OCR, extraheren alle Belgische factuurvelden
- Je bevestigt de herkende velden in een eenvoudig dashboard (of laat het auto-door)
- Wij bouwen de UBL 2.1, valideren tegen Peppol BIS 3.0
- Verzending via een erkend Access Point + 7 jaar PDF/A-archief
We mailen je zodra de bèta open is.